Smart Meeting Planner

Die Organisation von Meetings in grösserem Geschäftsumfeld, insbesondere beim Flughafen Zürich, gestaltet sich als zunehmend komplizierter und wird durch die bestehenden Mail- und Kalendersysteme noch zu wenig gut unterstützt. Vielfach müssen dafür verschiedene Dienste wie z.B. der Microsoft Exchange Kalender, Doodle Pools und klassische Mails/Anrufe kombiniert eingesetzt werden, um den Prozess der Terminfindung bis zur Termineinladung zu meistern. Dies liegt daran, dass die einzelnen Dienste nur spezifische Aspekte für sich besonders gut unterstützen (z.B. gemeinsamer Kalender, Termin-Umfrage). Ziel von Smart Meeting Planner (kurz SMP) ist es daher, den immer wiederkehrenden Aufwand für das Finden eines geeigneten Termins mit mehreren Teilnehmern zu minimieren. SMP soll dabei intelligente Vorschläge erzeugen und die Möglichkeit bieten, die Teilnehmer aktiv ins Auswahlverfahren einbinden zu können. Für die Terminfindung soll SMP dabei die Kalenderinhalte aller Teilnehmer miteinbeziehen. Im Rahmen dieser Arbeit wurde zunächst ein konzeptioneller Workflow für das Finden eines Termins definiert. Dieser ist auf die Systemlandschaft von Flughafen Zürich AG (FZAG) zugeschnitten. Es ist jedoch auch denkbar, diesen Workflow in einem anderen technischen Umfeld zu implementieren. In einem weiteren Schritt wurde ein entsprechender Prototyp entwickelt. Dabei wurde besonders auf die nahtlose Integration in Outlook 2013 und einer sicheren Anbindung zum Exchange Server Wert gelegt. Der Prototyp wurde fortlaufend in einer Testumgebung validiert welche dem IT-Umfeld von FZAG nachgeahmt ist. Das Resultat der Arbeit ist ein Prototyp, welcher eine Möglichkeit zur Terminfindung aufzeigt. Diese Lösung muss jedoch noch mittels internen Tests bezüglich Usability und Integration bei FZAG, zu einem fertigen Produkt ausgearbeitet werden.