Verbesserung von Meeting-Notizen durch Gamification

Meeting-Protokolle werden oft nicht geführt oder sind von schlechter Qualität. Diese Semesterarbeit befasst sich mit der Identifikation der Probleme bei der Meeting-Protokollierung und setzt ein erarbeitetes Lösungskonzept dazu um. Durch Interviews mit verschiedenen Mitarbeitern von Zühlke Engineering AG entstand das Problemstatement für diese Arbeit. Die drei Hauptprobleme sind: Meetings werden oft ohne Ziel geplant, To-dos können nicht nachverfolgt werden und die Protokolle sind nicht einheitlich strukturiert. Die erarbeitete Lösung soll die Benutzer dazu motivieren, die Meeting-Protokolle in hoher Qualität und schneller zu erfassen. Das wird durch das Definieren eines Meeting-Ziels, durch Minimieren der zu erfassenden Informationen und durch die Implementierung von Gamification-Ansätzen zur Motivation der Benutzer erreicht. Der Gamification-Ansatz setzt sich aus einer Bewertungsfunktion für Meetings, einem Leaderboard und eines intuitiven User-Interface mit Fortschrittsanzeigen für Meetings zusammen. Entstanden ist eine Web- und iPhone App. Die Hauptprobleme werden durch das Festlegen eines einzigen Zieles für jedes Meeting, durch eine zentrale Verwaltung und durch eine einheitliche Strukturvorgabe gelöst. Das Protokoll wird auf Entscheidungen und To-dos reduziert. Abschliessend wird das Meeting bezüglich Zielerreichung und Effizienz durch die Teilnehmer bewertet. Mittels Dashboard verwaltet jeder Benutzer seine To-dos. Alte Protokolle können von allen Teilnehmern eingesehen werden. Erste Benutzer-Tests haben gezeigt, dass die Applikation auf grosse Zustimmung stösst und die Benutzer motivierter sind, ihre Protokolle zu erfassen.